Jakie dokumenty powinna posiadać winda?
Prawidłowa eksploatacja windy wymaga nie tylko regularnej konserwacji i wykonywania badań technicznych. Równie ważna jest kompletna oraz aktualna dokumentacja urządzenia.
Dokumenty pozwalają potwierdzić, że winda została dopuszczona do użytkowania, jest konserwowana przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje, przeszła wymagane badania i pomiary, a wykonywane przy niej naprawy oraz modernizacje zostały właściwie udokumentowane.
Brak części dokumentacji może utrudnić przeprowadzenie badania UDT, ustalenie historii technicznej urządzenia, zaplanowanie napraw, a nawet uzyskanie decyzji zezwalającej na dalszą eksploatację.
Jakie dokumenty powinna posiadać winda i kto odpowiada za ich przechowywanie?
Kto odpowiada za dokumentację windy?
Za zapewnienie i przechowywanie dokumentacji odpowiada przede wszystkim eksploatujący urządzenie.
W zależności od rodzaju obiektu może nim być:
- właściciel budynku,
- wspólnota mieszkaniowa,
- spółdzielnia,
- zarządca działający w imieniu właściciela,
- przedsiębiorstwo,
- instytucja publiczna,
- inny podmiot odpowiedzialny za użytkowanie urządzenia.
Firma konserwacyjna prowadzi część dokumentacji, w szczególności dziennik konserwacji, ale nie oznacza to, że właściciel lub zarządca może całkowicie zrezygnować z jej kontrolowania.
Eksploatujący powinien wiedzieć, gdzie znajdują się dokumenty i zapewnić możliwość ich okazania podczas badania, kontroli, naprawy, modernizacji lub zmiany firmy konserwacyjnej.
1. Księga rewizyjna windy
Jednym z najważniejszych dokumentów jest księga rewizyjna urządzenia prowadzona w związku z objęciem windy dozorem technicznym.
Stanowi ona uporządkowany zbiór dokumentów dotyczących urządzenia i jego historii. Mogą znajdować się w niej między innymi:
- protokoły z badań technicznych,
- decyzje dotyczące eksploatacji,
- dokumentacja napraw,
- dokumentacja modernizacji,
- korespondencja dotycząca istotnych zmian technicznych,
- dokumentacja uzupełniająca przekazana do UDT.
Księga rewizyjna oraz dziennik konserwacji są sprawdzane podczas badań okresowych i doraźnych urządzenia.
Księgi rewizyjnej nie należy traktować jak niepotrzebnego archiwum. Pozwala ona sprawdzić historię urządzenia, wyniki wcześniejszych badań oraz zalecenia, które powinny zostać wykonane.
2. Aktualna decyzja zezwalająca na eksploatację
Winda podlegająca dozorowi technicznemu może być użytkowana wyłącznie na podstawie ważnej decyzji właściwej jednostki dozoru technicznego.
Decyzja potwierdza, że po przeprowadzonym badaniu urządzenie zostało dopuszczone do eksploatacji. Zarządca powinien sprawdzić:
- jakiego urządzenia dotyczy dokument,
- czy dane urządzenia i adres są prawidłowe,
- czy decyzja nadal obowiązuje,
- kiedy powinno odbyć się kolejne badanie,
- czy w decyzji albo protokole zapisano dodatkowe warunki lub zalecenia.
Pozytywny wynik badania technicznego jest podstawą do wydania decyzji zezwalającej na eksploatację windy.
Samo posiadanie umowy z firmą konserwacyjną nie zastępuje decyzji UDT.
3. Protokoły z badań UDT
Po przeprowadzonym badaniu inspektor sporządza protokół. Dokumentuje on zakres wykonanych czynności, wyniki kontroli oraz stwierdzone nieprawidłowości.
Protokoły mogą dotyczyć między innymi:
- badania odbiorczego,
- badania okresowego,
- badania doraźnego kontrolnego,
- badania doraźnego eksploatacyjnego,
- badania poawaryjnego,
- badania powypadkowego.
W protokole mogą znaleźć się zalecenia wymagające realizacji przed kolejnym badaniem albo w innym określonym terminie.
Właściciel lub zarządca powinien nie tylko przechowywać protokoły, lecz także przekazywać zalecenia firmie konserwacyjnej i kontrolować ich wykonanie.
4. Dziennik konserwacji windy
Każda eksploatowana winda powinna posiadać prowadzony na bieżąco dziennik konserwacji.
Dokument ten jest uzupełniany przez konserwatora posiadającego odpowiednie kwalifikacje. Powinien przedstawiać rzeczywisty przebieg obsługi technicznej urządzenia.
W dzienniku odnotowuje się między innymi:
- daty przeglądów konserwacyjnych,
- zakres wykonanych czynności,
- wyniki kontroli,
- stwierdzone usterki,
- wykonane regulacje,
- naprawy i wymiany podzespołów,
- wyłączenie urządzenia z eksploatacji,
- ponowne dopuszczenie urządzenia do użytkowania,
- wykonanie wymaganych pomiarów,
- dane konserwatora.
UDT podczas badania sprawdza zarówno księgę rewizyjną, jak i dziennik konserwacji.
Właściciel lub zarządca powinien regularnie weryfikować, czy wpisy są dokonywane terminowo. Sam fakt, że dziennik znajduje się w maszynowni, nie oznacza jeszcze, że jest prawidłowo prowadzony.
5. Instrukcja eksploatacji windy
Instrukcja eksploatacji jest podstawowym dokumentem określającym zasady użytkowania, konserwacji i postępowania z konkretnym urządzeniem.
Może zawierać między innymi:
- opis urządzenia,
- zasady bezpiecznego użytkowania,
- dopuszczalne obciążenie,
- częstotliwość konserwacji,
- wykaz czynności konserwacyjnych,
- procedury awaryjne,
- zasady uwalniania pasażerów,
- wymagania dotyczące napraw,
- zalecenia dotyczące wymiany elementów,
- schematy oraz informacje techniczne.
Winda powinna być eksploatowana zgodnie z jej instrukcją. Terminy i zakres przeglądów wynikające z instrukcji należy uwzględniać przy planowaniu konserwacji.
UDT wskazuje również, że instrukcja może znajdować się w dokumentacji rewizyjnej urządzenia oraz w maszynowni, jeżeli winda ją posiada.
W przypadku zagubienia instrukcji nie należy zastępować jej ogólnym dokumentem dotyczącym podobnego modelu. Należy podjąć próbę uzyskania właściwej dokumentacji od producenta, instalatora, poprzedniego właściciela albo firmy posiadającej odpowiednie dane techniczne.
6. Dokumentacja techniczna urządzenia
Dokumentacja techniczna pozwala ustalić konstrukcję oraz parametry windy.
W zależności od wieku, rodzaju urządzenia i sposobu wprowadzenia go do eksploatacji może obejmować między innymi:
- opis techniczny,
- rysunki urządzenia,
- schematy elektryczne,
- schematy hydrauliczne,
- schematy sterowania,
- rozmieszczenie elementów bezpieczeństwa,
- dane napędu,
- parametry lin lub pasów,
- informacje o ograniczniku prędkości,
- dokumentację drzwi i zamków,
- wykaz elementów bezpieczeństwa,
- instrukcje poszczególnych podzespołów.
Dokumentacja ta jest szczególnie ważna podczas diagnozowania usterek, zamawiania części, wykonywania napraw oraz planowania modernizacji.
W przypadku badań doraźnych UDT może sprawdzać niezbędne rysunki, obliczenia, schematy elektryczne, hydrauliczne lub pneumatyczne oraz dokumentację uzupełniającą.
7. Deklaracja zgodności i dokumenty odbiorowe
Dokumentacja nowej windy powinna zawierać dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań obowiązujących w chwili jej wprowadzenia do użytkowania.
W zależności od rodzaju i daty instalacji mogą to być między innymi:
- deklaracja zgodności,
- dokumentacja przekazana przez instalatora,
- protokół przekazania urządzenia,
- protokoły prób i regulacji,
- dokumentacja elementów bezpieczeństwa,
- potwierdzenie oznakowania urządzenia,
- dokumentacja powykonawcza.
W starszych urządzeniach zakres i nazwy dokumentów mogą być inne. Nie oznacza to automatycznie, że dokumentacja jest nieprawidłowa – należy ją oceniać według przepisów obowiązujących w chwili instalacji oraz późniejszych zmian urządzenia.
Dokumentów odbiorowych nie należy usuwać po pierwszym badaniu. Mogą być potrzebne wiele lat później podczas naprawy, oceny stanu technicznego lub modernizacji.
8. Protokoły pomiarów elektrycznych
Winda wyposażona w aparaturę elektryczną wymaga wykonywania odpowiednich pomiarów.
Dokumentacja powinna obejmować protokoły dotyczące między innymi:
- rezystancji izolacji obwodów elektrycznych,
- ochrony przeciwporażeniowej,
- rezystancji stosowanych uziemień,
- innych badań wymaganych dla instalacji i wyposażenia urządzenia.
Eksploatujący powinien zapewnić wykonanie oraz udokumentowanie odpowiednich pomiarów. Protokoły są sprawdzane podczas badań UDT.
Prawidłowy protokół powinien pozwalać ustalić:
- jakiego urządzenia dotyczy,
- gdzie wykonano pomiary,
- kiedy zostały przeprowadzone,
- jakie wyniki uzyskano,
- czy instalacja spełnia wymagania,
- kto wykonał pomiary,
- jakie kwalifikacje posiada ta osoba.
Nie wystarczy protokół dotyczący ogólnej instalacji elektrycznej budynku, jeżeli nie obejmuje on wymaganych obwodów i wyposażenia windy.
9. Dokumentacja wykonanych napraw
Istotne naprawy powinny być właściwie udokumentowane.
W zależności od zakresu prac dokumentacja może obejmować:
- zlecenie naprawy,
- opis uszkodzenia,
- zakres wykonanych prac,
- wykaz wymienionych części,
- dane zastosowanych podzespołów,
- protokoły regulacji i prób,
- schematy po wprowadzonych zmianach,
- dokumenty zakładu wykonującego naprawę,
- protokół odbioru prac,
- dokumentację przekazaną do UDT.
Nie każda bieżąca wymiana wymaga rozbudowanej dokumentacji technicznej. Jednak im większy wpływ naprawy na bezpieczeństwo i konstrukcję urządzenia, tym dokładniej powinna zostać opisana.
Po niektórych naprawach może być wymagane badanie doraźne eksploatacyjne.
10. Dokumentacja modernizacji windy
Modernizacja różni się od zwykłej naprawy. Polega na wprowadzeniu zmian wpływających na konstrukcję, parametry, przeznaczenie albo sposób działania urządzenia.
Dokumentacja modernizacji może obejmować:
- opis planowanych zmian,
- rysunki i schematy,
- obliczenia techniczne,
- wykaz zmienianych elementów,
- analizę wpływu zmian na bezpieczeństwo,
- uzgodnienia z właściwą jednostką dozoru technicznego,
- dokumenty zastosowanych podzespołów,
- protokoły wykonanych prób,
- dokumentację powykonawczą,
- protokół oraz decyzję wydaną po badaniu.
UDT sprawdza dokumentację uzupełniającą dotyczącą napraw lub modernizacji, a po określonych zmianach przeprowadza badanie doraźne eksploatacyjne.
Po zakończeniu prac należy również zaktualizować schematy i instrukcję, jeżeli modernizacja wpłynęła na ich treść.
11. Dokumentacja dotycząca resursu i przebiegu eksploatacji
Resurs określa przewidywany okres bezpiecznej eksploatacji urządzenia wyrażony na przykład liczbą cykli pracy, godzinami pracy albo innym parametrem właściwym dla danej konstrukcji.
Eksploatujący powinien rejestrować przebieg eksploatacji urządzenia zgodnie z wymaganiami zawartymi w instrukcji. Informacje te mogą być gromadzone między innymi w:
- księdze rewizyjnej,
- dzienniku konserwacji,
- rejestrze pracy urządzenia,
- dokumentacji napraw i modernizacji,
- dokumentacji oceny stanu technicznego.
Jeżeli resurs nie jest znany, eksploatujący powinien go określić na podstawie aktualnej wiedzy technicznej i dobrej praktyki inżynierskiej. Po jego osiągnięciu może być konieczne wykonanie oceny stanu technicznego urządzenia.
W przypadku wielu wind nie prowadzi się typowego licznika motogodzin, jednak nie zwalnia to z gromadzenia dostępnych informacji o wieku, intensywności pracy, awariach i wymianach podzespołów.
12. Protokoły z dodatkowych kontroli i ekspertyz
Poza dokumentami wymaganymi bezpośrednio przy badaniu UDT warto przechowywać również:
- raporty z audytów technicznych,
- niezależne oceny stanu windy,
- kosztorysy większych napraw,
- zalecenia modernizacyjne,
- raporty dotyczące powtarzających się awarii,
- protokoły po zalaniu, pożarze lub akcie wandalizmu,
- dokumentację fotograficzną uszkodzeń,
- ekspertyzy konstrukcyjne,
- oceny stopnia zużycia elementów.
Dokumenty te pomagają podejmować decyzje dotyczące remontu lub modernizacji oraz mogą mieć znaczenie w razie sporu z wykonawcą, ubezpieczycielem albo użytkownikiem budynku.
13. Umowa na konserwację windy
Umowa serwisowa nie jest elementem księgi rewizyjnej, ale stanowi ważny dokument organizacyjny.
Powinna jednoznacznie określać:
- urządzenie objęte obsługą,
- częstotliwość przeglądów,
- zakres konserwacji,
- sposób przyjmowania zgłoszeń,
- czas reakcji na awarię,
- zasady uwalniania pasażerów,
- zakres napraw w cenie abonamentu,
- sposób rozliczania części,
- obowiązki dotyczące dziennika konserwacji,
- udział konserwatora w badaniach UDT,
- zasady wypowiedzenia umowy,
- procedurę przekazania dokumentacji po zmianie serwisu.
Właściciel powinien przechowywać aktualną umowę oraz wcześniejsze dokumenty, jeżeli mogą mieć znaczenie dla ustalenia, kto wykonywał konserwację w danym okresie.
14. Dokumenty dotyczące kwalifikacji osób wykonujących czynności
Konserwację windy powinny wykonywać osoby posiadające wymagane kwalifikacje.
Podczas badania UDT może zostać sprawdzone zaświadczenie kwalifikacyjne konserwatora uczestniczącego w badaniu.
Właściciel lub zarządca powinien upewnić się, że:
- osoba ma kwalifikacje odpowiednie dla danego rodzaju urządzenia,
- dokument pozostaje ważny,
- dane konserwatora odpowiadają wpisom w dzienniku,
- firma zapewnia zastępstwo przez inną uprawnioną osobę.
Nie zawsze konieczne jest przechowywanie przez właściciela kopii wszystkich dokumentów pracowników firmy serwisowej. Powinien jednak mieć możliwość potwierdzenia, że czynności wykonują osoby uprawnione.
15. Instrukcje awaryjne i informacje dla użytkowników
Część dokumentacji oraz informacji powinna być dostępna nie tylko dla zarządcy i konserwatora, ale także dla osób korzystających z windy lub odpowiedzialnych za obsługę obiektu.
W zależności od urządzenia i organizacji budynku mogą być wymagane lub przydatne:
- instrukcja postępowania w razie awarii,
- instrukcja uwalniania pasażerów,
- numery alarmowe,
- dane firmy konserwacyjnej,
- procedura zgłaszania usterek,
- informacja o udźwigu i liczbie pasażerów,
- oznaczenie numeru urządzenia,
- instrukcje dla przeszkolonego personelu.
Informacje umieszczone na urządzeniu powinny być czytelne. Ich stan również może być kontrolowany podczas badania technicznego.
Gdzie przechowywać dokumentację windy?
Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób zabezpieczający ją przed:
- zgubieniem,
- zniszczeniem,
- wilgocią,
- dostępem osób nieupoważnionych,
- przypadkowym usunięciem,
- utratą podczas zmiany zarządcy lub firmy serwisowej.
Część dokumentów może znajdować się w maszynowni, inne w siedzibie zarządcy albo w systemie elektronicznym.
Najważniejsze jest, aby:
- można było je szybko odnaleźć,
- były przypisane do właściwego urządzenia,
- wersje papierowe i elektroniczne były zgodne,
- dokumentacja była dostępna podczas badania,
- po każdej naprawie lub modernizacji została uzupełniona.
Dobrym rozwiązaniem jest wykonanie cyfrowej kopii najważniejszych dokumentów. Nie należy jednak niszczyć oryginałów tylko dlatego, że zostały zeskanowane.
Jak uporządkować dokumenty kilku wind?
W budynku posiadającym więcej niż jedną windę dokumenty należy przechowywać oddzielnie dla każdego urządzenia.
Każdy komplet warto oznaczyć:
- numerem ewidencyjnym UDT,
- numerem fabrycznym,
- oznaczeniem urządzenia w budynku,
- adresem,
- lokalizacją klatki lub szybu,
- typem urządzenia.
Nie powinno się przechowywać wszystkich protokołów w jednym nieopisanym segregatorze. Może to doprowadzić do przypisania pomiaru, naprawy albo zalecenia do niewłaściwej windy.
Co zrobić po zmianie zarządcy budynku?
Przy zmianie zarządcy należy formalnie przekazać dokumentację wszystkich urządzeń dźwigowych.
Protokół przekazania powinien obejmować co najmniej:
- księgę rewizyjną,
- decyzje i protokoły UDT,
- dziennik konserwacji,
- instrukcję eksploatacji,
- dokumentację techniczną,
- aktualne protokoły pomiarów,
- dokumentację napraw i modernizacji,
- umowę serwisową,
- informacje o otwartych zgłoszeniach,
- wykaz niewykonanych zaleceń,
- terminy kolejnych badań.
Nowy zarządca powinien sprawdzić kompletność dokumentacji od razu, a nie dopiero przed kolejnym badaniem UDT.
Co zrobić po zmianie firmy konserwacyjnej?
Zmiana serwisu nie powinna powodować przerwy w prowadzeniu dokumentacji.
Dotychczasowa firma powinna przekazać informacje dotyczące:
- ostatnich przeglądów,
- nierozwiązanych usterek,
- wykonanych napraw,
- zaleceń technicznych,
- stanu zamówionych części,
- wyłączenia urządzenia,
- terminów wymagających dalszej kontroli.
Nowa firma powinna zapoznać się z instrukcją, dokumentacją techniczną, dziennikiem konserwacji i stanem urządzenia.
Warto również wykonać protokół przejęcia konserwacji, w którym zostanie opisany stan windy w chwili zmiany wykonawcy.
Co zrobić, gdy brakuje dokumentów windy?
Braku dokumentacji nie należy ignorować ani uzupełniać dokumentami przygotowanymi bez podstaw technicznych.
W pierwszej kolejności warto:
- sprawdzić archiwum właściciela lub zarządcy,
- skontaktować się z poprzednią firmą konserwacyjną,
- skontaktować się z poprzednim zarządcą,
- zweryfikować zawartość księgi rewizyjnej,
- zwrócić się do producenta lub instalatora,
- ustalić z właściwą jednostką dozoru technicznego sposób dalszego postępowania,
- zlecić odtworzenie niezbędnej dokumentacji podmiotowi posiadającemu odpowiednie kompetencje.
Zakres wymaganych działań zależy od tego, czego brakuje. Inaczej należy postąpić w przypadku zagubionej kopii protokołu pomiarowego, a inaczej, gdy nie ma instrukcji, schematów lub dokumentacji istotnej modernizacji.
Checklista dokumentacji windy
Właściciel lub zarządca powinien sprawdzić, czy dla urządzenia dostępne są:
- księga rewizyjna,
- aktualna decyzja zezwalająca na eksploatację,
- protokoły z badań UDT,
- dziennik konserwacji,
- instrukcja eksploatacji,
- dokumentacja techniczna,
- schematy elektryczne i inne właściwe schematy,
- dokumenty odbiorowe i deklaracje zgodności,
- aktualne protokoły pomiarów elektrycznych,
- dokumentacja napraw,
- dokumentacja modernizacji,
- dokumentacja przebiegu eksploatacji i resursu,
- raporty z dodatkowych ocen technicznych,
- aktualna umowa konserwacyjna,
- informacje potwierdzające kwalifikacje konserwatora,
- instrukcje awaryjne i dane kontaktowe serwisu.
Nie każda winda będzie posiadała identyczny zestaw dokumentów. Zakres zależy od wieku urządzenia, konstrukcji, historii napraw oraz modernizacji.
Podsumowanie
Najważniejsze dokumenty windy to księga rewizyjna, decyzja zezwalająca na eksploatację, protokoły UDT, dziennik konserwacji, instrukcja eksploatacji oraz protokoły wymaganych pomiarów.
Dokumentację należy również uzupełniać po:
- większych naprawach,
- wymianie istotnych podzespołów,
- modernizacji,
- awarii lub wypadku,
- zmianach wpływających na działanie urządzenia.
Kompletne dokumenty ułatwiają przygotowanie windy do badania UDT, planowanie napraw, zmianę firmy konserwacyjnej i ocenę rzeczywistego stanu technicznego urządzenia.
Najgorszym momentem na rozpoczęcie poszukiwania dokumentacji jest dzień wizyty inspektora. Warto ją uporządkować wcześniej i regularnie sprawdzać, czy jest aktualizowana.
Potrzebujesz pomocy w uporządkowaniu dokumentacji, przygotowaniu windy do badania UDT albo ocenie jej stanu technicznego? Skontaktuj się z LiftX. Pomożemy ustalić, jakie dokumenty są dostępne i jakie działania należy podjąć.
Artykuł ma charakter informacyjny. Dokładny zakres dokumentacji zależy od rodzaju i wieku urządzenia, jego historii, instrukcji eksploatacji, wykonanych napraw i modernizacji oraz wymagań właściwej jednostki dozoru technicznego.