Jak zgłosić windę do UDT?
Nowa winda nie może zostać oddana do normalnego użytkowania wyłącznie na podstawie zakończenia montażu i uruchomienia przez instalatora. Przed rozpoczęciem eksploatacji urządzenie należy zgłosić do właściwego oddziału Urzędu Dozoru Technicznego, przedstawić wymaganą dokumentację i przygotować je do badania odbiorczego.
Dopiero pozytywny wynik badania oraz decyzja zezwalająca na eksploatację pozwalają na legalne użytkowanie windy. Zgłoszenie może być konieczne również w przypadku urządzenia wcześniej zarejestrowanego, na przykład po zmianie eksploatującego, przeniesieniu dokumentacji pomiędzy oddziałami albo ponownym objęciu windy dozorem technicznym.
Jak przebiega rejestracja windy, jakie dokumenty trzeba przygotować i kto powinien zająć się formalnościami?
Czy każdą windę trzeba zgłosić do UDT?
Dźwigi osobowe podlegają dozorowi technicznemu. Oznacza to, że przed rozpoczęciem ich użytkowania muszą zostać objęte dozorem, zarejestrowane i dopuszczone do eksploatacji odpowiednią decyzją.
Obowiązek ten dotyczy między innymi:
- wind osobowych;
- wind osobowo-towarowych;
- dźwigów szpitalnych;
- odpowiednich dźwigów towarowych;
- urządzeń do przemieszczania osób z niepełnosprawnościami;
- innych urządzeń transportu bliskiego objętych właściwą formą dozoru.
Szczegółowy tryb postępowania może się różnić w zależności od rodzaju urządzenia, jego konstrukcji, daty wprowadzenia do obrotu oraz historii wcześniejszej eksploatacji.
Kto powinien zgłosić windę?
Wniosek składa eksploatujący urządzenie, czyli podmiot, który będzie odpowiedzialny za jego użytkowanie.
Może nim być na przykład:
- właściciel budynku;
- wspólnota mieszkaniowa;
- spółdzielnia mieszkaniowa;
- przedsiębiorstwo;
- jednostka samorządowa;
- instytucja publiczna;
- operator obiektu;
- inny podmiot wskazany jako eksploatujący.
W praktyce dokumenty może przygotować i złożyć również instalator windy, zarządca budynku albo firma dźwigowa, jeżeli posiada odpowiednie upoważnienie lub pełnomocnictwo.
Warto przed rozpoczęciem procedury jednoznacznie ustalić, kto będzie wpisany jako eksploatujący. Dane tego podmiotu będą później pojawiały się w dokumentacji i korespondencji związanej z urządzeniem.
Do którego oddziału UDT złożyć wniosek?
Wniosek składa się do oddziału lub biura UDT właściwego ze względu na miejsce zainstalowania i eksploatacji urządzenia.
Nie należy automatycznie kierować dokumentów do oddziału właściwego dla siedziby właściciela, jeżeli winda znajduje się na terenie obsługiwanym przez inną jednostkę.
W przypadku wątpliwości właściwość terenową najlepiej ustalić bezpośrednio z UDT przed złożeniem dokumentacji. Pozwala to uniknąć przekazywania sprawy pomiędzy oddziałami i wydłużenia procedury.
Jaki wniosek należy złożyć?
W celu zarejestrowania urządzenia należy złożyć wniosek o przeprowadzenie badania lub zmianę danych urządzenia podlegającego dozorowi technicznemu albo eksploatującego. Aktualne formularze UDT udostępnia w części dotyczącej badań urządzeń oraz wniosków i załączników.
We wniosku podaje się między innymi:
- dane eksploatującego;
- dane kontaktowe;
- adres korespondencyjny;
- miejsce zainstalowania windy;
- rodzaj urządzenia;
- podstawowe dane identyfikacyjne;
- zakres wnioskowanego badania;
- dane osoby wyznaczonej do kontaktu;
- informacje o ewentualnym pełnomocniku.
Należy korzystać z aktualnego wzoru formularza dostępnego na stronie UDT. Starsze formularze zachowane przez zarządcę lub instalatora mogą nie odpowiadać obecnemu sposobowi prowadzenia spraw.
Jak można złożyć zgłoszenie?
Wniosek można złożyć zgodnie z aktualnymi kanałami przyjmowania dokumentacji przez UDT, między innymi:
- w formie papierowej;
- drogą elektroniczną przez odpowiednią skrzynkę podawczą;
- za pośrednictwem dostępnych usług elektronicznych UDT;
- przez pełnomocnika lub upoważnionego wykonawcę.
UDT udostępnia elektroniczną skrzynkę podawczą obsługiwaną przez platformę ePUAP. Portal eUDT służy również do elektronicznej obsługi spraw i udostępniania dokumentów związanych z badaniami urządzeń.
Dokumentację techniczną należy przekazać w formie uzgodnionej z właściwym oddziałem. W przypadku pierwszej rejestracji UDT wskazuje zasadniczo konieczność dołączenia dwóch kompletów dokumentacji urządzenia w języku polskim.
Jakie dokumenty należy dołączyć?
Dokładny zakres dokumentacji zależy od rodzaju i konstrukcji windy. Przy pierwszej rejestracji nowego urządzenia przygotowuje ją zazwyczaj instalator.
Komplet może obejmować między innymi:
- identyfikację i ogólny opis urządzenia;
- rysunek zestawieniowy windy;
- instrukcję eksploatacji w języku polskim;
- deklarację zgodności;
- schematy elektryczne;
- schematy hydrauliczne, jeżeli dotyczą urządzenia;
- dokumentację elementów bezpieczeństwa;
- dane techniczne napędu;
- schematy układu zawieszenia;
- dokumentację montażową;
- protokoły prób i pomiarów;
- potwierdzenie prawidłowego montażu;
- dokumentację uzupełniającą dotyczącą urządzenia zamontowanego w miejscu eksploatacji.
W przypadku urządzeń transportu bliskiego dokumentacja obejmuje między innymi opis urządzenia, rysunek zestawieniowy, instrukcję eksploatacji oraz właściwe schematy techniczne.
Nie należy zakładać, że zakres dokumentów będzie identyczny dla każdej windy. Inna dokumentacja może być wymagana dla nowego dźwigu osobowego, inna dla starszego urządzenia ponownie obejmowanego dozorem, a jeszcze inna po modernizacji.
Dwa komplety dokumentacji – co to oznacza?
UDT wskazuje, że do wniosku o pierwszą rejestrację należy dołączyć dwa komplety dokumentacji urządzenia, sporządzone w języku polskim.
Każdy komplet powinien być:
- kompletny;
- uporządkowany;
- przypisany do konkretnej windy;
- zgodny z urządzeniem zamontowanym w budynku;
- czytelny;
- opisany numerem fabrycznym lub innym identyfikatorem;
- przygotowany w formie zaakceptowanej przez UDT.
Przy kilku windach w jednym budynku nie należy łączyć dokumentów w jeden nieopisany zestaw. Dla każdego urządzenia powinien powstać oddzielny komplet dokumentacji i oddzielne zgłoszenie albo odpowiednio przygotowany załącznik do wniosku.
Dokumenty rejestrowe eksploatującego
Poza dokumentacją techniczną UDT może wymagać dokumentów pozwalających potwierdzić dane podmiotu zgłaszającego urządzenie.
W zależności od jego formy prawnej mogą być potrzebne między innymi:
- dane z KRS;
- dane z CEIDG;
- NIP;
- REGON;
- dokument potwierdzający sposób reprezentacji;
- uchwała lub inny dokument wspólnoty;
- pełnomocnictwo;
- upoważnienie dla instalatora albo zarządcy.
UDT wskazuje, że do wniosku należy dołączyć dokumenty rejestrowe oraz ewentualne upoważnienia.
Jeżeli formularz podpisuje osoba, której uprawnienie do reprezentacji nie wynika bezpośrednio z rejestru, należy odpowiednio udokumentować jej umocowanie.
Kto przygotowuje dokumentację techniczną?
W przypadku nowej windy dokumentację najczęściej przygotowuje instalator lub dostawca urządzenia.
Właściciel albo zarządca powinien jednak przed złożeniem wniosku sprawdzić, czy:
- dokumentacja dotyczy faktycznie zamontowanego urządzenia;
- numery fabryczne są zgodne;
- adres obiektu jest poprawny;
- instrukcja została sporządzona w języku polskim;
- schematy odpowiadają wykonaniu powykonawczemu;
- dołączono deklarację zgodności;
- podpisano wymagane protokoły;
- dokumentacja nie zawiera brakujących stron;
- wszystkie załączniki są czytelne.
Odpowiedzialności za kompletność dokumentacji nie warto przerzucać wyłącznie na instalatora. Ostatecznie to eksploatujący będzie potrzebował tych dokumentów podczas kolejnych badań, napraw i modernizacji.
Co dzieje się po złożeniu wniosku?
Po otrzymaniu dokumentów UDT przeprowadza ich weryfikację.
Inspektor sprawdza między innymi:
- kompletność dokumentacji;
- zgodność danych urządzenia;
- prawidłowość zastosowanych dokumentów;
- możliwość przeprowadzenia badania;
- potrzebę uzupełnienia braków;
- zakres prób wymaganych podczas kontroli.
Jeżeli dokumentacja jest niepełna albo zawiera niezgodności, wnioskodawca może zostać poproszony o jej uzupełnienie.
Dopiero po pozytywnej weryfikacji dokumentów ustalany jest termin badania odbiorczego urządzenia. UDT opisuje procedurę jako kolejno: złożenie wniosku, weryfikację dokumentacji, uzgodnienie badania i przeprowadzenie czynności u eksploatującego.
Jak przygotować windę do badania odbiorczego?
W dniu badania winda powinna być:
- całkowicie zamontowana;
- sprawna technicznie;
- skonfigurowana zgodnie z dokumentacją;
- gotowa do przeprowadzenia prób;
- dostępna dla inspektora;
- wyłączona z normalnego użytkowania;
- odpowiednio oznakowana;
- przygotowana wraz z wymaganymi obciążeniami i przyrządami.
Należy również zapewnić:
- bezpieczny dostęp do maszynowni lub przestrzeni napędowej;
- dostęp do szybu i podszybia;
- właściwe oświetlenie;
- porządek w przestrzeniach technicznych;
- obecność osób potrzebnych do wykonania prób;
- dostęp do kompletnej dokumentacji;
- zabezpieczenie miejsca badania przed osobami postronnymi.
Badanie powinno odbywać się w warunkach umożliwiających bezpieczne wykonanie wszystkich wymaganych czynności.
Kto powinien uczestniczyć w badaniu?
W badaniu uczestniczy inspektor UDT oraz przedstawiciele podmiotów odpowiedzialnych za przygotowanie urządzenia.
W praktyce mogą to być:
- przedstawiciel eksploatującego;
- instalator windy;
- uprawniony konserwator;
- osoba odpowiedzialna za próby;
- przedstawiciel zarządcy;
- osoba zapewniająca obciążenie i wyposażenie badawcze.
Zakres udziału poszczególnych osób należy ustalić wcześniej z instalatorem i właściwym oddziałem UDT.
Nie warto zakładać, że wszystkie czynności wykona sam inspektor. Zadaniem eksploatującego i instalatora jest właściwe przygotowanie urządzenia, warunków pracy i obsługi potrzebnej do przeprowadzenia badania.
Co sprawdza inspektor podczas pierwszego badania?
Zakres badania zależy od konstrukcji urządzenia, ale może obejmować między innymi:
- zgodność windy z przedłożoną dokumentacją;
- oznakowanie urządzenia;
- poprawność montażu;
- działanie napędu;
- działanie układu sterowania;
- pracę drzwi kabinowych i przystankowych;
- zamki oraz kontakty bezpieczeństwa;
- hamulec;
- ogranicznik prędkości;
- urządzenia chwytne;
- elementy nośne;
- dokładność zatrzymywania kabiny;
- urządzenia alarmowe i łączność;
- zabezpieczenie przed przeciążeniem;
- oświetlenie podstawowe i awaryjne;
- wyposażenie szybu, podszybia i maszynowni;
- działanie windy podczas prób z obciążeniem.
Celem badania jest ustalenie, czy urządzenie zostało prawidłowo zainstalowane i czy może być bezpiecznie eksploatowane zgodnie z przeznaczeniem.
Czy winda może przewozić pasażerów przed badaniem?
Przed otrzymaniem decyzji zezwalającej na eksploatację winda nie powinna być udostępniana do normalnego użytkowania.
Może być uruchamiana w zakresie niezbędnym do:
- montażu;
- regulacji;
- prób instalatora;
- przygotowania do badania;
- wykonania czynności kontrolnych.
Nie oznacza to jednak dopuszczenia jej do przewozu mieszkańców, klientów, pracowników czy innych użytkowników budynku.
Warunkiem legalnej eksploatacji urządzenia jest uzyskanie decyzji wydanej po pozytywnym wyniku badania.
Co dzieje się po pozytywnym badaniu?
Jeżeli wynik badania jest pozytywny, inspektor:
- sporządza protokół;
- wydaje decyzję zezwalającą na eksploatację;
- rejestruje urządzenie w ewidencji właściwego oddziału;
- nadaje mu numer ewidencyjny;
- tworzy dokumentację rewizyjną urządzenia.
Po pozytywnym badaniu UDT wystawia protokół oraz decyzję zezwalającą na eksploatację windy.
Dopiero po otrzymaniu odpowiedniej decyzji urządzenie może zostać udostępnione użytkownikom.
Właściciel albo zarządca powinien następnie:
- przechowywać decyzję i protokół;
- zapewnić dziennik konserwacji;
- zawrzeć lub uruchomić umowę konserwacyjną;
- pilnować terminów kolejnych przeglądów;
- wykonywać wymagane pomiary;
- odnotować numer ewidencyjny urządzenia;
- kontrolować termin kolejnego badania UDT.
Co w przypadku wyniku negatywnego?
Jeżeli podczas badania zostaną stwierdzone nieprawidłowości, winda nie otrzyma zezwolenia na normalną eksploatację.
W takiej sytuacji należy:
- zapoznać się z protokołem;
- ustalić zakres nieprawidłowości;
- przekazać zalecenia instalatorowi;
- uzupełnić dokumentację;
- usunąć usterki;
- wykonać brakujące próby lub pomiary;
- ponownie zgłosić urządzenie do badania albo uzgodnić dalszy tok postępowania.
Windy nie wolno udostępniać użytkownikom tylko dlatego, że instalator deklaruje usunięcie usterek. Konieczne jest uzyskanie właściwej decyzji zezwalającej na eksploatację.
Jak zgłosić windę wcześniej zarejestrowaną?
Procedura może być prostsza, jeżeli urządzenie było już objęte dozorem technicznym i posiada numer ewidencyjny.
Taka sytuacja może wystąpić między innymi przy:
- zmianie właściciela;
- zmianie wspólnoty lub eksploatującego;
- zmianie danych podmiotu;
- przejęciu obiektu;
- przeniesieniu dokumentacji do innego oddziału;
- ponownym objęciu urządzenia dozorem.
W przypadku urządzeń wcześniej zarejestrowanych w innym oddziale może być potrzebna kopia ostatniego protokołu oraz ostatniej decyzji. UDT wskazuje, że w takiej sytuacji nie zawsze trzeba ponownie dostarczać dwóch pełnych kompletów pierwotnej dokumentacji rejestracyjnej.
Należy przedłożyć między innymi:
- wniosek dotyczący zmiany danych lub badania;
- numer ewidencyjny UDT;
- ostatnią decyzję;
- ostatni protokół;
- dane poprzedniego i nowego eksploatującego;
- dokumenty potwierdzające zmianę;
- aktualną dokumentację urządzenia;
- pełnomocnictwo, jeżeli sprawę prowadzi inny podmiot.
Dokładny zakres warto uzgodnić z właściwym oddziałem, ponieważ będzie zależał od historii urządzenia.
Zmiana właściciela a zmiana eksploatującego
Zmiana właściciela nieruchomości nie zawsze automatycznie oznacza zmianę formalnego eksploatującego. Zależy to od sposobu organizacji zarządzania budynkiem.
Po sprzedaży albo przejęciu obiektu należy sprawdzić:
- kto figuruje jako eksploatujący;
- na jaki podmiot wydano ostatnią decyzję;
- czy zmieniły się dane rejestrowe;
- gdzie znajduje się księga rewizyjna;
- kto posiada instrukcję i schematy;
- czy umowa konserwacyjna nadal obowiązuje;
- kiedy przypada następne badanie.
Nie należy odkładać aktualizacji danych do dnia kolejnej kontroli. Brak zgodności pomiędzy dokumentacją UDT a rzeczywistym podmiotem odpowiedzialnym za urządzenie może powodować problemy organizacyjne i formalne.
Co zrobić, gdy brakuje dokumentacji windy?
Brak dokumentacji jest częstym problemem przy starszych urządzeniach, zmianach zarządcy lub przejęciu budynku.
W pierwszej kolejności należy:
- sprawdzić archiwum właściciela;
- skontaktować się z poprzednim zarządcą;
- zwrócić się do poprzedniej firmy konserwacyjnej;
- ustalić numer ewidencyjny UDT;
- odnaleźć ostatni protokół i decyzję;
- skontaktować się z producentem lub instalatorem;
- uzgodnić z UDT zakres dokumentacji wymagającej odtworzenia.
Nie należy samodzielnie tworzyć brakujących schematów lub instrukcji przez kopiowanie dokumentów z podobnej windy. Dokumentacja musi odpowiadać konkretnemu urządzeniu i jego rzeczywistemu wykonaniu.
Czy firma montująca windę może załatwić zgłoszenie?
Tak, w praktyce instalator bardzo często przygotowuje komplet dokumentów i prowadzi procedurę aż do badania odbiorczego.
W umowie na dostawę i montaż windy warto jednak zapisać, że wykonawca odpowiada za:
- przygotowanie dokumentacji;
- złożenie lub wsparcie w złożeniu wniosku;
- usunięcie braków formalnych;
- uzgodnienie terminu badania;
- przygotowanie urządzenia;
- zapewnienie wymaganych osób i wyposażenia;
- udział w badaniu;
- usunięcie usterek stwierdzonych przez UDT;
- doprowadzenie do uzyskania decyzji zezwalającej na eksploatację;
- przekazanie właścicielowi pełnej dokumentacji powykonawczej.
Nie powinno się przyjmować, że obowiązki te są automatycznie objęte każdą umową montażową. Należy je dokładnie określić.
Ile trwa rejestracja windy?
Czas trwania procedury zależy między innymi od:
- kompletności dokumentacji;
- liczby zgłoszonych urządzeń;
- dostępności inspektora;
- konieczności uzupełnienia dokumentów;
- gotowości windy do badania;
- wyniku pierwszego badania;
- szybkości usunięcia ewentualnych usterek.
Najczęstszą przyczyną opóźnień nie jest samo badanie, lecz:
- niekompletna dokumentacja;
- błędne dane urządzenia;
- brak podpisów;
- brak pełnomocnictwa;
- niezgodność schematów z wykonaniem;
- niegotowa maszynownia;
- brak obciążenia do prób;
- usterki ujawnione w dniu badania.
Zgłoszenie warto więc rozpocząć odpowiednio wcześnie, zanim planowane jest przekazanie budynku użytkownikom.
Ile kosztuje badanie UDT?
Badania urządzeń podlegających dozorowi technicznemu są odpłatne. Wysokość należności zależy od aktualnych zasad naliczania opłat, czasu pracy inspektora, rodzaju czynności oraz ewentualnych kosztów dodatkowych.
Po wykonaniu badania eksploatujący otrzymuje rozliczenie zgodne z obowiązującą taryfą.
Nie należy opierać budżetu inwestycji na przypadkowej kwocie znalezionej w starszym artykule. Stawki mogą się zmieniać, dlatego aktualne informacje trzeba sprawdzić bezpośrednio w tabelach i zasadach opłat publikowanych przez UDT.
Najczęstsze błędy przy zgłaszaniu windy
Do najczęstszych problemów należą:
- złożenie wniosku do niewłaściwego oddziału;
- wskazanie błędnego eksploatującego;
- brak pełnomocnictwa;
- użycie nieaktualnego formularza;
- brak dwóch kompletów dokumentacji;
- dokumentacja w języku obcym;
- niezgodne numery fabryczne;
- brak deklaracji zgodności;
- nieaktualne schematy;
- brak dokumentacji powykonawczej;
- zgłoszenie urządzenia przed zakończeniem montażu;
- brak konserwatora lub instalatora podczas badania;
- brak wymaganego obciążenia;
- nieprzygotowana maszynownia lub podszybie;
- udostępnienie windy użytkownikom przed wydaniem decyzji.
Checklista zgłoszenia windy do UDT
Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić:
- Czy ustalono właściwy oddział UDT?
- Czy wskazano prawidłowego eksploatującego?
- Czy pobrano aktualny formularz?
- Czy wniosek został prawidłowo podpisany?
- Czy dołączono pełnomocnictwo?
- Czy przygotowano dokumenty rejestrowe?
- Czy dokumentacja jest w języku polskim?
- Czy przygotowano wymaganą liczbę kompletów?
- Czy numery fabryczne są zgodne?
- Czy dołączono instrukcję eksploatacji?
- Czy dołączono deklarację zgodności?
- Czy schematy odpowiadają zamontowanej windzie?
- Czy urządzenie jest gotowe do badania?
- Czy zapewniono instalatora i konserwatora?
- Czy przygotowano obciążenie i wyposażenie do prób?
- Czy użytkownicy zostali poinformowani o wyłączeniu?
- Czy właściciel otrzyma po badaniu komplet dokumentacji?
Zgłoszenie windy do UDT krok po kroku
Całą procedurę można podsumować w ośmiu etapach:
Krok 1. Ustal eksploatującego
Wskaż podmiot, który będzie odpowiedzialny za użytkowanie urządzenia.
Krok 2. Wybierz właściwy oddział UDT
Kieruj się miejscem zainstalowania windy.
Krok 3. Pobierz aktualny wniosek
Wybierz formularz dotyczący badania lub zmiany danych urządzenia i eksploatującego.
Krok 4. Przygotuj dokumentację
Zgromadź wymagane komplety dokumentacji technicznej, dokumenty rejestrowe i pełnomocnictwa.
Krok 5. Złóż zgłoszenie
Przekaż dokumenty w dopuszczonej formie papierowej lub elektronicznej.
Krok 6. Uzupełnij ewentualne braki
Odpowiedz na wezwania UDT i popraw niezgodności.
Krok 7. Przygotuj badanie odbiorcze
Zapewnij sprawne urządzenie, dokumentację, obsługę, dostęp i wymagane wyposażenie.
Krok 8. Odbierz decyzję
Po pozytywnym wyniku badania urządzenie zostanie zarejestrowane i otrzyma decyzję zezwalającą na eksploatację.
Podsumowanie
Zgłoszenie windy do UDT jest obowiązkowym etapem poprzedzającym jej normalne użytkowanie.
Eksploatujący powinien:
- złożyć właściwy wniosek;
- przekazać dokumentację techniczną w języku polskim;
- dołączyć dokumenty rejestrowe i pełnomocnictwa;
- przygotować urządzenie do badania odbiorczego;
- zapewnić udział odpowiednich osób;
- usunąć ewentualne nieprawidłowości;
- uzyskać decyzję zezwalającą na eksploatację.
W przypadku nowej windy większość formalności może przeprowadzić instalator, ale właściciel lub zarządca powinien kontrolować przebieg procedury i dopilnować, aby otrzymał pełną dokumentację urządzenia.
Winda nie powinna zostać udostępniona użytkownikom przed zakończeniem badania i wydaniem pozytywnej decyzji.
Potrzebujesz pomocy w przygotowaniu windy do badania lub uporządkowaniu dokumentacji urządzenia? Skontaktuj się z LiftX. Pomożemy sprawdzić kompletność dokumentów, przygotować urządzenie i przejść przez procedurę odbioru technicznego.
Artykuł ma charakter informacyjny. Aktualny formularz, wymagany zakres dokumentacji i sposób złożenia wniosku należy każdorazowo sprawdzić w Urzędzie Dozoru Technicznego. Wymagania mogą zależeć od rodzaju urządzenia, jego konstrukcji, daty instalacji oraz historii wcześniejszej rejestracji.