Dziennik konserwacji windy – co powinien zawierać?
Dziennik konserwacji windy jest jednym z najważniejszych dokumentów związanych z jej eksploatacją. Pozwala sprawdzić, czy przeglądy były wykonywane terminowo, kto przeprowadzał czynności konserwacyjne, jakie usterki wykryto oraz czy urządzenie mogło być nadal bezpiecznie użytkowane.
Dokument ten jest kontrolowany podczas badań technicznych UDT, dlatego nie powinien być traktowany wyłącznie jako formalność lub miejsce na krótki wpis „przegląd wykonano”.
Co dokładnie powinien zawierać dziennik konserwacji windy, kto dokonuje w nim wpisów i za co odpowiada właściciel albo zarządca budynku?
Czym jest dziennik konserwacji windy?
Dziennik konserwacji jest dokumentem przypisanym do konkretnego urządzenia. Rejestruje się w nim czynności wykonywane przez uprawnionego konserwatora podczas całego okresu eksploatacji windy.
Eksploatujący powinien założyć i przechowywać oddzielny dziennik dla każdego urządzenia transportu bliskiego. Sam dziennik prowadzony jest natomiast przez konserwującego posiadającego odpowiednie zaświadczenie kwalifikacyjne. Może mieć formę papierową albo elektroniczną.
Dziennik pomaga udokumentować między innymi:
- regularność przeglądów;
- zakres wykonanych czynności;
- wyniki kontroli;
- wykryte usterki;
- przeprowadzone regulacje i naprawy;
- decyzje dotyczące wyłączenia windy;
- wykonanie wymaganych pomiarów;
- historię zmian stanu technicznego urządzenia.
Stanowi więc ważne źródło informacji dla właściciela, zarządcy, kolejnej firmy konserwacyjnej oraz inspektora UDT.
Kto zakłada i przechowuje dziennik?
Za założenie i przechowywanie dziennika odpowiada eksploatujący windę.
W zależności od rodzaju budynku może nim być:
- właściciel nieruchomości;
- wspólnota mieszkaniowa;
- spółdzielnia;
- przedsiębiorstwo;
- instytucja publiczna;
- inny podmiot formalnie odpowiedzialny za urządzenie.
Zarządca nieruchomości może wykonywać te obowiązki w imieniu właściciela lub wspólnoty, jeżeli wynika to z umowy i udzielonych mu upoważnień.
Dziennik nie powinien być własnością firmy serwisowej w takim znaczeniu, że po zakończeniu umowy zostaje przez nią zabrany. Jest to dokument związany z konkretną windą i powinien pozostać dostępny dla eksploatującego oraz kolejnego konserwatora.
Kto może dokonywać wpisów?
Wpisy dotyczące czynności konserwacyjnych powinny być dokonywane przez osobę posiadającą odpowiednie zaświadczenie kwalifikacyjne do konserwacji danego rodzaju urządzeń.
UDT wskazuje, że to konserwujący odnotowuje przeprowadzone czynności, ich wynik, swoje dane i numer posiadanego zaświadczenia kwalifikacyjnego.
Administrator, dozorca lub pracownik techniczny budynku nie powinien podpisywać przeglądu w zastępstwie konserwatora.
W dzienniku mogą być również zamieszczane informacje organizacyjne, ale wpis potwierdzający wykonanie czynności technicznych powinien pochodzić od osoby posiadającej wymagane kwalifikacje.
Czy istnieje urzędowy wzór dziennika?
Nie określono jednego obowiązkowego wzoru dziennika konserwacji urządzenia transportu bliskiego. Może być on prowadzony w formie papierowej lub elektronicznej, o ile umożliwia jednoznaczne ustalenie wymaganych informacji.
W praktyce dziennik może mieć formę:
- książki z ponumerowanymi stronami;
- drukowanych kart przypisanych do urządzenia;
- formularza przygotowanego przez firmę dźwigową;
- elektronicznego rejestru czynności serwisowych;
- systemu internetowego dostępnego dla konserwatora i zarządcy.
Najważniejsza jest nie forma graficzna, ale kompletność, czytelność, trwałość oraz możliwość okazania dokumentu podczas badania.
Podstawowe dane identyfikacyjne windy
Na początku dziennika powinny znaleźć się informacje umożliwiające jednoznaczne przypisanie dokumentu do konkretnego urządzenia.
Warto uwzględnić:
- rodzaj urządzenia;
- producenta;
- typ lub model;
- numer fabryczny;
- numer ewidencyjny UDT;
- rok produkcji;
- adres zamontowania;
- oznaczenie klatki, szybu lub urządzenia w budynku;
- udźwig;
- liczbę przystanków;
- dane eksploatującego;
- dane firmy konserwacyjnej.
W budynku posiadającym kilka wind należy szczególnie zadbać o ich prawidłowe oznaczenie. Dokument dotyczący jednej windy nie może być omyłkowo uzupełniany wpisami dotyczącymi innego urządzenia.
Co powinien zawierać każdy wpis konserwacyjny?
Zgodnie z wytycznymi UDT zapis powinien pozwalać jednoznacznie określić:
- datę wykonania przeglądu;
- osobę wykonującą przegląd;
- numer jej zaświadczenia kwalifikacyjnego;
- czynności wykonane przy urządzeniu;
- wynik przeglądu;
- stan licznika roboczogodzin lub cykli pracy, jeżeli ma to zastosowanie.
W przypadku windy wpis powinien być na tyle szczegółowy, aby można było ustalić, czy wykonano czynności wymagane w danym terminie przez instrukcję eksploatacji.
Samo sformułowanie:
„Wykonano konserwację – bez uwag”
może nie dostarczać wystarczającej informacji o rzeczywistym zakresie kontroli.
Znacznie bardziej użyteczny wpis powinien wskazywać, jakie zespoły sprawdzono, jakie prace wykonano oraz czy wykryto nieprawidłowości.
Data wykonania przeglądu
Każdy wpis musi zawierać rzeczywistą datę przeprowadzenia czynności.
Data pozwala sprawdzić, czy zachowano terminy wynikające z:
- instrukcji eksploatacji;
- harmonogramu producenta;
- obowiązujących przepisów;
- zaleceń konserwatora;
- wcześniejszych ustaleń technicznych.
W przypadku typowej windy osobowej, jeżeli instrukcja nie stanowi inaczej, przeglądy konserwacyjne wykonuje się nie rzadziej niż w terminach określonych dla danego urządzenia w przepisach. UDT podkreśla, że terminy wskazane w instrukcji eksploatacji mają pierwszeństwo.
Nie należy wpisywać daty planowanej ani daty wystawienia miesięcznego raportu, jeżeli przegląd faktycznie odbył się innego dnia.
Dane konserwatora
Przy każdym przeglądzie powinny znaleźć się:
- imię i nazwisko konserwatora;
- numer zaświadczenia kwalifikacyjnego;
- czytelny podpis – w dzienniku papierowym;
- odpowiednie potwierdzenie tożsamości – w systemie elektronicznym.
Numer zaświadczenia jest ważny, ponieważ potwierdza, że czynności wykonywała osoba posiadająca właściwe kwalifikacje.
Jeżeli przy urządzeniu pracowało kilka osób, zapis powinien umożliwiać ustalenie, kto odpowiadał za wykonanie i potwierdzenie przeglądu.
Zakres wykonanych czynności
W dzienniku należy opisać rzeczywiście wykonane czynności, wynikające z instrukcji eksploatacji windy.
Podczas przeglądów konserwator sprawdza między innymi:
- stan mechanizmów napędowych;
- układ hamulcowy;
- cięgna nośne i ich zamocowania;
- urządzenia zabezpieczające;
- ograniczniki ruchowe;
- urządzenia sterujące;
- urządzenia sygnalizacyjne;
- oświetlenie;
- prawidłowość obsługi urządzenia.
Dokładny zakres wynika jednak z dokumentacji konkretnej windy. Przepisy określają podstawowe obszary kontroli, ale nie zastępują instrukcji producenta.
W zależności od konstrukcji urządzenia wpis może obejmować również sprawdzenie:
- drzwi kabinowych i przystankowych;
- zamków i kontaktów bezpieczeństwa;
- dokładności zatrzymywania kabiny;
- poziomowania;
- przycisków i kaset wezwań;
- piętrowskazywaczy;
- alarmu;
- łączności awaryjnej;
- oświetlenia awaryjnego;
- prowadnic i elementów ślizgowych;
- lin lub pasów;
- ogranicznika prędkości;
- chwytaczy;
- zderzaków;
- maszynowni;
- podszybia;
- zespołu hydraulicznego;
- szczelności instalacji;
- urządzeń ewakuacyjnych.
Nie oznacza to, że podczas każdego przeglądu wszystkie elementy muszą być kontrolowane w identycznym zakresie. Część czynności może mieć harmonogram miesięczny, kwartalny, półroczny lub roczny.
Wpis powinien jednak wskazywać, który zakres został wykonany podczas danej wizyty.
Wynik przeglądu
Po wykonaniu czynności konserwator powinien jednoznacznie określić wynik przeglądu.
Może to być na przykład:
- urządzenie sprawne i dopuszczone do dalszej eksploatacji;
- urządzenie sprawne, z zaleceniem wykonania określonych prac;
- stwierdzono usterki niewymagające wyłączenia urządzenia;
- urządzenie czasowo wyłączono z eksploatacji;
- urządzenie może zostać uruchomione po usunięciu wskazanej usterki;
- konieczne jest wykonanie dodatkowych pomiarów albo napraw.
Wynik nie powinien pozostawiać wątpliwości, czy winda po zakończeniu przeglądu może być użytkowana.
Stwierdzone usterki i nieprawidłowości
Każda wykryta usterka mająca znaczenie dla stanu urządzenia powinna zostać odnotowana.
Opis powinien wskazywać:
- czego dotyczy nieprawidłowość;
- gdzie występuje;
- czy została usunięta;
- czy wymaga zamówienia części;
- czy wpływa na bezpieczeństwo;
- czy konieczne jest wyłączenie windy;
- komu przekazano informację;
- jakie dalsze działania zalecono.
Zamiast ogólnego wpisu „usterka drzwi” warto zastosować dokładniejszy opis, na przykład:
„Stwierdzono nieprawidłową pracę zamka drzwi przystankowych na poziomie drugim. Zamek wyregulowano i sprawdzono jego działanie – wynik pozytywny”.
Takie zapisy pozwalają później ocenić, czy podobna usterka powtarza się i czy konieczna jest wymiana większego zespołu.
Naprawy, regulacje i wymiany elementów
Konserwator powinien odnotować usunięcie usterek oraz inne prace wykonane przy urządzeniu. UDT wyraźnie wskazuje, że bieżące regulacje, naprawy i usuwanie nieprawidłowości powinny znaleźć odzwierciedlenie w dzienniku.
Wpis może obejmować:
- regulację drzwi;
- wymianę przycisku;
- wymianę źródła światła;
- regulację hamulca;
- usunięcie wycieku;
- wymianę zużytej rolki;
- czyszczenie elementów;
- uzupełnienie środka smarnego;
- wymianę elementu o tych samych parametrach;
- ponowne sprawdzenie urządzenia po naprawie.
Przy wymianie części warto podać jej nazwę, typ oraz podstawową identyfikację.
Jeżeli prace wykraczają poza zwykłą konserwację i mogą stanowić naprawę lub modernizację w rozumieniu przepisów, nie powinny być dokumentowane wyłącznie jednym zdaniem w dzienniku. Konieczna może być oddzielna dokumentacja oraz badanie doraźne UDT.
Wyłączenie windy z eksploatacji
Jeżeli wykryta nieprawidłowość powoduje konieczność wyłączenia urządzenia, konserwator powinien:
- dokonać odpowiedniego wpisu;
- opisać powód wyłączenia;
- niezwłocznie powiadomić eksploatującego;
- wskazać warunki ponownego uruchomienia.
UDT podkreśla, że informacja o usterce powodującej wyłączenie musi zostać przekazana eksploatującemu i zapisana w dzienniku. Eksploatujący powinien natomiast zabezpieczyć urządzenie przed dalszym użytkowaniem.
Wpis powinien zawierać między innymi:
- datę i godzinę wyłączenia;
- opis zagrożenia;
- sposób zabezpieczenia windy;
- osobę powiadomioną;
- zakres koniecznej naprawy;
- informację o ponownym uruchomieniu.
Ponowne uruchomienie po naprawie
Po usunięciu usterki należy odnotować:
- jakie prace wykonano;
- kto je przeprowadził;
- jakie próby wykonano;
- jaki był ich wynik;
- kiedy winda została ponownie dopuszczona do użytkowania.
Nie powinno się usuwać ani zamazywać wcześniejszego wpisu o wyłączeniu. Historia powinna wyraźnie pokazywać zarówno moment powstania usterki, jak i jej późniejsze usunięcie.
Pomiary elektryczne
Wykonanie wymaganych pomiarów elektrycznych powinno zostać odnotowane w dzienniku konserwacji.
Po otrzymaniu informacji o ich wyniku konserwator potwierdza wpisem:
- możliwość dalszej bezpiecznej eksploatacji urządzenia albo
- konieczność czasowego wyłączenia go do czasu usunięcia nieprawidłowości w instalacji.
Wpis powinien wskazywać co najmniej:
- datę wykonania pomiarów;
- rodzaj pomiarów;
- numer lub oznaczenie protokołu;
- wynik;
- informację o dopuszczeniu urządzenia do dalszej pracy;
- ewentualne zalecenia.
Pełny protokół pomiarowy powinien być przechowywany w dokumentacji urządzenia. Sam zapis w dzienniku nie zastępuje protokołu.
Przegląd roczny wybranych elementów
Jeżeli instrukcja nie wskazuje innych terminów, nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy przeprowadza się szczegółowy przegląd elementów określonych w przepisach, w tym konstrukcji nośnej i właściwych instalacji ochronnych.
Wykonanie takiego przeglądu powinno zostać opisane w dzienniku wraz z wynikiem przeprowadzonych sprawdzeń.
Wpis „przegląd roczny wykonano” może być zbyt ogólny. Lepiej wskazać, jakie elementy podlegały szczegółowej kontroli i czy stwierdzono oznaki zużycia, korozji, poluzowania albo uszkodzenia.
Licznik cykli lub roboczogodzin
Jeżeli urządzenie posiada licznik cykli pracy, uruchomień albo roboczogodzin i ma to zastosowanie do oceny jego eksploatacji, stan licznika powinien być odnotowywany w dzienniku.
Informacja ta może być potrzebna do:
- oceny intensywności użytkowania;
- planowania wymiany elementów;
- określenia stopnia wykorzystania resursu;
- porównywania okresów eksploatacji;
- analizowania częstotliwości awarii.
Nie każda starsza winda posiada odpowiedni licznik. W takim przypadku warto prowadzić dostępne rejestry dotyczące pracy, wieku podzespołów, awarii i wymian.
Czy wpis może zawierać zalecenia dla właściciela?
Tak. Dziennik jest właściwym miejscem do odnotowania zaleceń technicznych wynikających z przeglądu.
Mogą one dotyczyć:
- wymiany zużytego elementu;
- wykonania dodatkowych pomiarów;
- naprawy drzwi;
- usunięcia wilgoci z podszybia;
- naprawy oświetlenia maszynowni;
- zabezpieczenia dojścia;
- usunięcia przedmiotów z przestrzeni technicznej;
- modernizacji systemu alarmowego;
- obserwacji konkretnego podzespołu.
Zalecenie powinno być sformułowane jasno i – jeżeli jest to możliwe – zawierać termin wykonania albo określenie pilności.
Właściciel lub zarządca nie powinien ignorować wpisanych zaleceń. Warto potwierdzać ich przyjęcie oraz prowadzić oddzielny rejestr prac oczekujących na realizację.
Dziennik papierowy czy elektroniczny?
Obie formy są dopuszczalne. UDT wskazuje, że dziennik może być prowadzony elektronicznie, pod warunkiem zapewnienia właściwej identyfikacji wpisów i dostępu do dokumentu podczas badania.
Zalety dziennika papierowego
- jest dostępny bez urządzeń elektronicznych;
- można przechowywać go w maszynowni;
- wpis jest od razu widoczny dla kolejnego konserwatora;
- nie wymaga dostępu do internetu.
Wady dziennika papierowego
- może zostać zniszczony lub zagubiony;
- bywa nieczytelny;
- trudniej go udostępnić zarządcy;
- trudniej analizować historię awarii;
- wpisów nie można łatwo wyszukiwać.
Zalety dziennika elektronicznego
- łatwy dostęp do historii;
- możliwość dołączania zdjęć i raportów;
- wyszukiwanie usterek;
- kontrola terminów przeglądów;
- automatyczne powiadomienia;
- kopie bezpieczeństwa;
- możliwość udostępnienia danych zarządcy.
System elektroniczny powinien jednak zapewniać:
- jednoznaczną identyfikację konserwatora;
- datę utworzenia wpisu;
- ochronę przed niekontrolowaną edycją;
- historię zmian;
- przypisanie wpisu do właściwej windy;
- możliwość eksportu lub przedstawienia dokumentu inspektorowi.
Czy można poprawiać wcześniejsze wpisy?
Dziennik powinien zachowywać wiarygodną historię czynności. Nie należy usuwać wcześniejszych wpisów ani zmieniać ich w sposób uniemożliwiający ustalenie pierwotnej treści.
W dzienniku papierowym pomyłkę najlepiej przekreślić pojedynczą linią, pozostawiając tekst czytelny, a obok zamieścić poprawną treść, datę i podpis.
W systemie elektronicznym powinna być dostępna historia zmian wskazująca:
- treść pierwotnego wpisu;
- osobę dokonującą korekty;
- datę zmiany;
- przyczynę korekty.
Gdzie powinien znajdować się dziennik?
Dokument powinien być przechowywany w miejscu:
- bezpiecznym;
- zabezpieczonym przed wilgocią i zniszczeniem;
- niedostępnym dla osób nieupoważnionych;
- znanym właścicielowi, zarządcy i konserwatorowi;
- pozwalającym szybko przedstawić go podczas badania.
W praktyce dziennik papierowy często znajduje się w maszynowni lub zamkniętej przestrzeni technicznej. Należy jednak upewnić się, że warunki nie powodują jego niszczenia.
Warto również wykonywać okresowe kopie cyfrowe stron, szczególnie jeżeli dokument zawiera wieloletnią historię urządzenia.
Dziennik podczas badania UDT
Dziennik musi być przedstawiany podczas badań technicznych urządzenia. UDT kontroluje go między innymi przy badaniach okresowych i doraźnych.
Inspektor może sprawdzić:
- czy dziennik dotyczy właściwej windy;
- czy wpisy są regularne;
- czy przeglądy zachowują wymagane terminy;
- czy wpisów dokonywały osoby uprawnione;
- czy zakres czynności jest zgodny z instrukcją;
- czy odnotowano wyniki przeglądów;
- czy wykonano wymagane pomiary;
- czy usunięto wcześniejsze usterki;
- czy zrealizowano zalecenia;
- czy urządzenie nie było użytkowane mimo wyłączenia.
Brak aktualnych i pozytywnych przeglądów może być podstawą do odstąpienia od wykonania prób technicznych podczas badania.
Najczęstsze błędy w prowadzeniu dziennika
Do typowych nieprawidłowości należą:
- wpisy ograniczone do słów „bez uwag”;
- brak opisu wykonanych czynności;
- brak wyniku przeglądu;
- nieczytelne podpisy;
- brak numeru zaświadczenia kwalifikacyjnego;
- wpisy dokonywane zbiorczo za kilka miesięcy;
- przekraczanie terminów przeglądów;
- brak informacji o usterkach;
- brak odnotowania napraw;
- brak wpisu o wyłączeniu windy;
- brak wpisu o ponownym uruchomieniu;
- brak informacji o pomiarach elektrycznych;
- używanie jednego dziennika dla kilku urządzeń;
- brak ciągłości dokumentacji po zmianie serwisu;
- usuwanie lub zamazywanie wcześniejszych zapisów.
Jak zarządca powinien kontrolować dziennik?
Zarządca nie musi samodzielnie oceniać regulacji hamulca czy zużycia lin. Powinien jednak kontrolować formalną i organizacyjną prawidłowość prowadzenia dokumentacji.
Warto regularnie sprawdzać:
- datę ostatniego przeglądu;
- odstęp pomiędzy przeglądami;
- dane konserwatora;
- numer jego uprawnień;
- opis wykonanych czynności;
- wynik kontroli;
- stwierdzone usterki;
- zalecenia;
- datę wykonania napraw;
- aktualność pomiarów;
- informację o wyłączeniu lub uruchomieniu urządzenia.
Jeżeli wpis jest nieczytelny lub zbyt ogólny, zarządca powinien poprosić firmę konserwacyjną o jego wyjaśnienie.
Co zrobić po zmianie firmy konserwacyjnej?
Przy zmianie serwisu dziennik powinien zostać przekazany nowemu konserwatorowi wraz z pozostałą dokumentacją windy.
Warto sporządzić protokół przekazania obejmujący:
- datę zakończenia obsługi przez poprzednią firmę;
- datę przejęcia urządzenia;
- stan techniczny windy;
- niewykonane zalecenia;
- otwarte zgłoszenia;
- zamówione części;
- datę ostatniego przeglądu;
- termin kolejnej konserwacji;
- informację o wyłączonych funkcjach;
- aktualność pomiarów.
Nowa firma nie powinna rozpoczynać dokumentacji od pustego dziennika, jeżeli istnieje wcześniejsza historia urządzenia.
Przykładowy prawidłowy wpis
Przykładowy wpis może wyglądać następująco:
Data: 15.07.2026 r.
Konserwator: Jan Kowalski
Numer zaświadczenia kwalifikacyjnego: UDT/K/12345
Zakres czynności: Kontrola zespołu napędowego, hamulca, drzwi kabinowych i przystankowych, zamków bezpieczeństwa, przycisków, sygnalizacji, oświetlenia, alarmu i dokładności poziomowania. Czyszczenie prowadnic drzwi oraz regulacja zamka na przystanku drugim.
Stwierdzone usterki: Uszkodzona oprawa oświetleniowa w kabinie.
Wykonane prace: Wymieniono oprawę, sprawdzono działanie – wynik pozytywny.
Wynik przeglądu: Urządzenie sprawne, dopuszczone do dalszej eksploatacji.
Stan licznika cykli: 1 248 540.
Podpis konserwatora.
Zakres wpisu należy zawsze dostosować do rzeczywiście wykonanych czynności i dokumentacji konkretnej windy.
Checklista prawidłowego wpisu
Każdy wpis powinien odpowiadać na następujące pytania:
- Kiedy wykonano przegląd?
- Kto go wykonał?
- Jaki numer kwalifikacji posiada konserwator?
- Jakie czynności przeprowadzono?
- Jakie elementy sprawdzono?
- Czy wykryto usterki?
- Czy usterki zostały usunięte?
- Czy wydano zalecenia?
- Czy winda może być dalej eksploatowana?
- Czy urządzenie zostało wyłączone?
- Czy odnotowano stan licznika, jeżeli ma zastosowanie?
- Czy wpis został podpisany lub elektronicznie potwierdzony?
Podsumowanie
Dziennik konserwacji windy powinien przedstawiać rzeczywistą i czytelną historię obsługi technicznej urządzenia.
Najważniejsze elementy każdego wpisu to:
- data przeglądu;
- dane uprawnionego konserwatora;
- numer zaświadczenia kwalifikacyjnego;
- zakres wykonanych czynności;
- wynik przeglądu;
- opis usterek i napraw;
- informacja o dopuszczeniu do dalszej eksploatacji;
- stan licznika cykli lub roboczogodzin, jeżeli ma zastosowanie.
Należy w nim również odnotowywać wyniki wymaganych sprawdzeń, wykonanie pomiarów, wyłączenia urządzenia i jego późniejsze uruchomienie.
Dobrze prowadzony dziennik pomaga kontrolować jakość usług serwisowych, przygotować windę do badania UDT, wykrywać powtarzające się problemy oraz planować naprawy i modernizacje.
Potrzebujesz regularnej konserwacji windy i przejrzystej dokumentacji wykonanych prac? Skontaktuj się z LiftX. Zadbamy o terminowe przeglądy oraz czytelne raportowanie stanu urządzenia.
Artykuł ma charakter informacyjny. Szczegółowy zakres wpisów i czynności konserwacyjnych należy ustalać na podstawie instrukcji eksploatacji konkretnej windy, jej konstrukcji, historii technicznej i obowiązujących wymagań dozoru technicznego.